Google Apps es un conjunto de aplicaciones que nos permite organizar de forma sencilla todo nuestro trabajo, y la comunicación entre los distintos trabajadores con diversas herramientas para la gestión del correo electrónico, mensajería instantánea, planificación de reuniones y tareas, generación de documentos hojas de cálculo, etc. Además, también dispone de mecanismos de seguridad para empresas mas específicos para el control de cuentas con contraseñas personalizadas y restricciones de acceso específicas.
Existen dos ediciones de Google Apps: la edición gratuita, que nos permite probar el conjunto de herramientas, pero de forma mas limitada, y la edición Business, que contiene todo el potencial de Google Apps pensado para empresas.
Google APPS Gratuito
Esta es una versión básica de Google Apps con las herramientas principales de comunicación, así como las de generación de documentos, además de tener la posibilidad de crear blogs o de publicitar la empresa o el dominio que se desee. Con esta edición podemos probar durante 30 días y con un limite máximo de 10 usuarios herramientas como Google Mail, Google Calendar, Google Docs, Google Sites, Blogger, AdWords, etc.
Google Apps for Business
Esta es una edición de pago que nos ofrece además de lo anteriormente mencionado, una serie de ventajas frente a su edición gratuita, como son:
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Sistemas de seguridad avanzados. Nos permite emplear mecanismos como SSO o SSL, además de tener requisitos de contraseña personalizada y otras funciones.
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Mayor espacio de almacenamiento por usuario e interoperabilidad entre dispositivos móviles y el PC. Se dispone de una capacidad de almacenamiento de 25 GB por usuario y de la posibilidad de sincronizar el correo y de Google Mail y las tareas de Google Calendar con dispositivos móviles como Black Berry, IPhone o sistemas Android.
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Fiabilidad. Google garantiza un tiempo de funcionamiento del sistema de un 99,9%, por lo que siempre tendremos acceso a nuestra cuenta. También se cuenta con replicación síncrona.
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Aplicaciones adicionales para empresas como Google Video for Business y Google Groups for Business.
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Acceso a las aplicaciones de mensajería para móviles de calendario y de correo electrónico.
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Asistencia técnica, ya sea telefónica o por correo electrónico, siendo ininterrumpida en caso de incidencias graves. Además también dispone de un servicio de asistencia online para que el propio usuario pueda resolver las incidencias.
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Sin limite de cuentas de usuario, ya que podemos crear tantas cuentas como se necesiten.
Costes del servicio.
Podemos contratar Google Apps for Bussines en dos modalidades, una mensual y otra anual.
Modalidad Mensual. En este caso, pagamos un precio de 4 € por cuenta de usuario que creemos al mes, de forma indefinida a menos que demos de baja el servicio.
Modalidad Anual. En este caso el coste es de un total de 40 € anuales por cuenta de usuario creada, siendo 8 € menor que en el caso de la modalidad mensual, pero con la condición de que se debe mantener el servicio durante un año.
Herramientas de uso habitual
A continuación se explicará brevemente lo que nos ofrecen algunas de las herramientas mas utilizadas dentro de Google Apps para que se tenga una mejor visión sobre el funcionamiento de este sistema. Se debe tener en cuenta, que algunas de las opciones que ofrecen estas herramientas sólo están disponibles para la Edición Business de Google Apps.
Google Mail
Esta aplicación nos permite gestionar nuestro correo electrónico de forma sencilla pudiendo clasificar nuestros mensajes en función de un criterio de etiquetas que nos permite saber cuales la importancia de los mismos, pudiendo organizarlos por medio de estas etiquetas de relevancia. Además, también disponemos de un sistema de búsqueda que utiliza el motor de google para encontrar fácilmente los mensajes de correo electrónico .
Por otra parte, se dispone de accesibilidad total desde cualquier dispositivo ya sea móvil o PC, ya que es posible acceder mediante la web de Google, o bien mediante la aplicación movil de Google Mail para Android, IPhone o BlackBerry.
Por último, el filtro antispam nos permite evitar el correo malicioso y evita que se pierda tiempo eliminando mensajes basura.
Google Calendar
Google Calendar es una aplicación de planificación de reuniones y proyectos que está totalmente integrada con Google Mail, por lo que su acceso es rapido y sencillo.
¿Qué nos permite hacer Google Calendar?
Con esta aplicación podemos comprobar fácilmente la disponibilidad de los empleados para las a la hora de asignar tareas o concretar reuniones con la posibilidad de superponer varios calendarios al mismo tiempo para poder tener una visión cronológica global de todos los eventos asignados a todos los empleados.
Por otra parte, tambien se dispone de una gran accesibilidad, gracias a la integración con el correo electrónico y el acceso mediante dispositivos móviles. Además se pueden utilizar los calendarios de manera compartida donde el administrador puede gestionar los permisos que tienen los usuarios con los que comparte el calendario, de forma que se garantiza la seguridad y la privacidad. También es posible publicar calendarios de forma sencilla en la web de la empresa.
Google Docs
Esta herramienta es un conjunto de aplicaciones ofimáticas que nos permiten editar y crear documentos, presentaciones , dibujos y hojas de cálculo desde el navegador sin necesidad de instalar complemento o aplicación alguna.
Nos ofrece un entorno que puede compartirse con múltiples usuarios que tendrán una serie de permisos gestionados por el administrador que comparte el documento, además del hecho de que estos documentos podrán ser editados de forma simultanea por todos los usuarios al mismo tiempo, lo que permite que cada usuario tenga sus propias anotaciones dentro del documento y los demás puedan guiarse por ellas para una mejor cohesión a la hora de trabajar.
Al igual que Google Calendar, Google Docs, nos permite acceder a nuestros documentos desde cualquier parte, incluso desde el teléfono móvil, teniendo la posibilidad de trabajar sin conexión a internet. Además, se realiza una copia de seguridad de todos los archivos, para garantizar que nunca se pierda información, o en su caso, minimizar las perdidas.
También es posible utilizar la aplicación Google Groups para compartir documentos directamente a grupos de personas en lugar de a una persona concreta, haciendo mas fácil y rápida la gestión de usuarios que tienen acceso a los distintos documentos.
Google Talk
Es una aplicación de mensajería, que funciona de forma similar al Messenger de Microsoft o Skype, pero para cuentas de Google Mail. Nos permite realizar llamadas de voz y enviar mensajes instantáneos a todos los contactos que tengamos en nuestra cuenta de Google siempre que estos tengan una cuenta de Google también, para asegurar todas las funcionalidades de la aplicación. Es posible utilizar la funcionalidad de mensajería instantánea de Google Talk con otros usuarios que tengan cuentas de Windows Live o Yahoo por ejemplo, pero no se garantiza que las funcionalidades respondan igual de bien por cuestiones de compatibilidad entre protocolos de comunicación, ya que para estos casos se utiliza una pasarela que hace posible la comunicación entre cuentas, pero existen algunos problemas de funcionamiento.
Google Talk, dispone de una versión descargable para PC y Android que contiene todas las funcionalidades mencionadas. Existe una versión web integrada con el correo electrónico que tiene función de chat para poder enviar mensajes instantáneos a tus contactos. Además, también se puede instalar un complemento para Google Talk para poder realizar videollamadas.
Google Sites
Esta aplicación nos permite crear pequeños sitios web donde podemos compartir enlaces, documentos, vídeos, etc. Se facilitan plantillas para diferentes tipos de web que nos hacen mas sencilla la creación de nuestro sitio en función de para qué lo queramos, ya sean Intranets, proyectos, entre otros.
Esta aplicación nos puede ser útil para centralizar por ejemplo todo el contenido relacionado con un proyecto concreto.
Además de las aplicaciones que se han descrito en este documento, disponemos de otras que también pueden ser de interés, como Google Video, Google AdWords (para cuestiones de publicidad sobre la empresa) o un Maket Place para las aplicaciones de la empresa.
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